Política de Privacidad

1. Quiénes somos y cómo contactarnos

KodaPlace es operado por [RAZÓN SOCIAL COMPLETA DE LA PERSONA JURÍDICA], inscrita con el [CNPJ/REGISTRO MERCANTIL], con domicilio en [DIRECCIÓN COMERCIAL COMPLETA, PAÍS] (en esta Política, “KodaPlace”, “nosotros” o “nuestro”).

Para dudas, solicitudes o reclamaciones sobre privacidad y datos personales, escribe a support@kodaplace.com, preferiblemente con el asunto “Privacidad”.

Encargado del tratamiento de datos personales (Brasil): [INDICAR NOMBRE Y CONTACTO DEL ENCARGADO, SI CORRESPONDE, O EL CANAL DE CONTACTO DESIGNADO].

Representante en la Unión Europea o en el Reino Unido: [INDICAR LOS DATOS DEL REPRESENTANTE, SI EL ANÁLISIS JURÍDICO CONCLUYE QUE LA DESIGNACIÓN ES OBLIGATORIA].

Los campos entre corchetes deben completarse o evaluarse antes de que esta Política se publique como versión definitiva.

2. Cuándo se aplica esta Política

Esta Política se aplica al sitio web de KodaPlace, a la oficina virtual a la que se accede desde el navegador, a las aplicaciones de escritorio y otras aplicaciones oficiales, así como a las funciones e integraciones de KodaPlace que hagan referencia a ella.

No sustituye los avisos de privacidad de los servicios de terceros a los que accedas mediante enlaces, que conectes a KodaPlace o que utilices de forma independiente. Esos servicios tienen sus propias prácticas y políticas de privacidad.

3. El papel de KodaPlace y el papel de tu empresa

Cuando una empresa contrata KodaPlace para su equipo, puede invitar a usuarios, definir permisos y administrar sus espacios. En esa situación, la empresa normalmente decide por qué y cómo se usan los datos de sus miembros dentro del entorno corporativo — por ejemplo, mensajes, archivos y grabaciones que su equipo decide crear. Para ese contenido, la empresa puede actuar como responsable y KodaPlace como encargado, tratando los datos para prestar el servicio y de acuerdo con la configuración y las instrucciones aplicables.

KodaPlace también trata determinados datos para fines propios, como administrar cuentas, gestionar suscripciones y pagos, proteger la plataforma, prevenir fraudes, prestar soporte y cumplir obligaciones legales. Para estas actividades, podemos actuar como responsable independiente.

Si usas KodaPlace por invitación de una empresa, esa empresa también puede ser el contacto adecuado para solicitudes sobre contenido o información que ella controla. Cuando sea necesario, reenviaremos tu solicitud o ayudaremos a la empresa a responderla. La empresa sigue siendo responsable de contar con una base legal para invitar a sus integrantes y de proporcionarles la información y las orientaciones exigidas por la legislación aplicable.

4. Qué datos personales podemos tratar

Los datos tratados dependen de cómo uses KodaPlace, de las funciones habilitadas y de la configuración de la empresa.

4.1. Cuenta, perfil y autenticación

Podemos tratar nombre, dirección de correo electrónico, nombre visible, avatar y su apariencia, foto de perfil cuando la subas, credenciales e información técnica de autenticación. Podemos tratar la fecha de nacimiento cuando se solicite para verificar los requisitos de edad. El proveedor de autenticación puede almacenar las contraseñas en formato protegido, como hash; KodaPlace no necesita conocer tu contraseña en texto plano para autenticarte.

4.2. Empresa, espacios, invitaciones y administración

Podemos tratar el nombre de la empresa y de los espacios virtuales, identificadores de usuarios, miembros, roles y permisos, invitaciones enviadas y aceptadas, registros de cambios administrativos, datos de suscripción, cantidad de usuarios cobrados y eventos relacionados con la administración del espacio. Las invitaciones pueden incluir la dirección de correo del destinatario, el espacio al que fue invitado, un identificador o token de acceso y el estado o la validez de la invitación.

4.3. Presencia e interacción en la oficina virtual

Para ofrecer la experiencia de oficina virtual, podemos tratar la posición de tu avatar en el mapa, el estado de presencia (por ejemplo, en línea o ausente), las salas o espacios visitados, los horarios y la duración de las sesiones y las interacciones necesarias para conectar a usuarios cercanos. Estos datos ayudan a mostrar la presencia de los compañeros y a hacer funcionar la comunicación por proximidad.

4.4. Contenido creado o compartido por ti

Podemos almacenar y procesar mensajes de chat, mensajes directos o de canales según la función utilizada, reacciones, notas, adjuntos, imágenes, archivos, enlaces, mapas publicados, configuraciones de los espacios, enlaces de música y otros contenidos que tú o tu empresa decidan incorporar al servicio. Este contenido puede incluir datos personales de otras personas. Tú y tu empresa deben contar con autorización y base legal para compartirlo.

La visibilidad del contenido depende del tipo de sala, canal, herramienta y permisos configurados en el producto. Los miembros y administradores pueden acceder a contenidos e información administrativa según las funciones y los privilegios disponibles para sus roles.

4.5. Audio, video y uso compartido de pantalla

Cuando habilitas el micrófono, la cámara o el uso compartido de pantalla, KodaPlace y los proveedores de infraestructura en tiempo real procesan los datos necesarios para transmitir audio, video y contenido a los participantes seleccionados. El permiso del navegador o del sistema operativo controla el acceso al micrófono, la cámara y la pantalla.

Estos flujos se transmiten en tiempo real y, por regla general, KodaPlace no los almacena como grabaciones, salvo cuando una persona inicia la función de grabación o cuando otra función se describe expresamente como capaz de almacenar el contenido. Los proveedores pueden tratar los datos técnicos necesarios para establecer, mantener y proteger la comunicación.

4.6. Grabaciones de reuniones

Cuando se inicia una grabación, el archivo resultante puede contener audio, video, pantalla compartida y otros elementos incluidos por la función de grabación. Las grabaciones se almacenan para que los usuarios autorizados del espacio puedan acceder a ellas según los permisos del producto y la configuración de la empresa.

La persona que inicia u organiza la grabación y la empresa responsable del espacio deben informar a los participantes antes de grabarlos y cumplir las leyes aplicables, incluidas las normas locales sobre aviso, consentimiento y uso posterior de la grabación. No grabes reuniones sin informar a los participantes o en contra de la ley. Antes de publicar esta Política, KodaPlace debe confirmar que la interfaz indica claramente cuándo la grabación está activa y cómo pueden percibirlo los participantes.

4.7. Datos técnicos, de seguridad y de rendimiento

Podemos tratar la dirección IP, el tipo y la versión del navegador, el sistema operativo, identificadores de sesión, el idioma, registros de errores, métricas de rendimiento, horarios de acceso y eventos técnicos necesarios para resolver problemas, mantener la disponibilidad, prevenir abusos y proteger cuentas e infraestructura.

4.8. Facturación y transacciones

Podemos tratar datos de la empresa contratante, plan, cantidad de usuarios cobrados, estado de la suscripción, historial de cobros, recibos e información fiscal necesaria. Los datos completos de la tarjeta se envían directamente a Stripe para su procesamiento; según la configuración actual del servicio, KodaPlace no recibe ni almacena el número completo de la tarjeta. Stripe trata los datos conforme a sus propios términos y avisos de privacidad.

4.9. Soporte y comunicaciones

Podemos tratar el contenido de los mensajes enviados a soporte, correos electrónicos, reportes de errores, solicitudes de privacidad y la información necesaria para responderte. También enviamos mensajes operativos, como invitaciones, verificación de cuenta, recuperación de acceso, facturación, cambios importantes del servicio y avisos de seguridad.

4.10. Invitados y sesiones temporales

Si una empresa permite el acceso de invitados, podremos tratar el nombre visible, el avatar, los datos técnicos de la sesión y la información mínima necesaria para permitir la entrada al espacio. Los enlaces de invitado pueden tener un plazo de validez limitado, según la configuración indicada por quien los creó. Una sesión sin cuenta registrada no significa que no se trate ningún dato personal: la conexión y el uso de la plataforma pueden seguir generando datos técnicos y de presencia.

5. Para qué usamos los datos y cuál es la base legal

Usamos los datos personales para las finalidades indicadas a continuación, limitando el tratamiento a lo necesario para cada finalidad:

Cuando la legislación exija consentimiento, lo solicitaremos antes del tratamiento correspondiente. Cuando nos basemos en el interés legítimo, tendremos en cuenta los derechos y expectativas de los titulares y los riesgos involucrados. Podrás oponerte al tratamiento cuando la ley te conceda ese derecho.

No vendemos datos personales ni usamos el contenido de chats, archivos, audio, video o grabaciones para publicidad comportamental. Si ofrecemos funciones de traducción o de inteligencia artificial que envíen contenido a un proveedor externo, informaremos la función, la finalidad y los datos involucrados antes de su activación o uso. No autorizaremos el uso del contenido del espacio para entrenar modelos de IA de uso general sin información previa clara y una base legal adecuada.

6. Con quién compartimos los datos

Compartimos datos personales solo cuando es necesario para las finalidades descritas en esta Política, de acuerdo con los permisos, las instrucciones y las leyes aplicables. Las categorías de destinatarios incluyen:

• Proveedores de infraestructura, base de datos y autenticación: actualmente Supabase, Railway y Vercel, según la función de cada servicio.
• Comunicación en tiempo real: LiveKit, para permitir audio, video y uso compartido de pantalla.
• Almacenamiento de grabaciones y archivos: Amazon Web Services (AWS), incluido S3 para grabaciones según la configuración actual.
• Pagos: Stripe, para procesar suscripciones y pagos.
• Correos electrónicos operativos: Resend, para enviar invitaciones, avisos y mensajes transaccionales.
• Integraciones activadas: servicios de terceros conectados por ti o por la empresa, como Jira, búsqueda o reproducción de música y herramientas de traducción, cuando estén disponibles. Cada integración recibe los datos necesarios para ejecutar la acción solicitada.
• La empresa y los participantes del espacio: compañeros, invitados y administradores pueden ver la información y los contenidos que las funciones y los permisos del producto ponen a su disposición.
• Autoridades y terceros legalmente autorizados: cuando lo exija la ley, una resolución válida, un proceso judicial o para proteger los derechos, la seguridad y la integridad de los usuarios y del servicio.
• Operaciones societarias: en caso de reorganización, fusión, adquisición o transferencia del servicio, los datos podrán compartirse en la medida necesaria para la operación, sujetos a las salvaguardas aplicables.

Los proveedores que tratan datos en nuestro nombre deben hacerlo para finalidades autorizadas y con medidas de protección adecuadas. La lista de proveedores puede cambiar a medida que el servicio evoluciona; los cambios relevantes en las prácticas de tratamiento se reflejarán en esta Política.

Al conectar un servicio de terceros, también podrías quedar sujeto a la política y los términos de ese proveedor. Te recomendamos leerlos antes de activar la integración.

7. Transferencias internacionales

KodaPlace se opera desde Brasil y puede utilizar proveedores cuya infraestructura o equipo esté ubicado en otros países, incluidos los Estados Unidos. Por ello, los datos personales pueden tratarse o almacenarse en jurisdicciones distintas de aquella en la que resides, sujetas a leyes y autoridades diferentes.

Cuando una transferencia internacional esté sujeta a la LGPD, al RGPD/UK GDPR o a otra ley de protección de datos, adoptaremos un mecanismo válido para esa transferencia y las salvaguardas exigidas por la legislación aplicable. Según el caso, esto puede implicar una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo aplicables, contratos de tratamiento de datos u otro mecanismo legalmente reconocido. Las transferencias sujetas a las normas brasileñas también observarán la regulación aplicable de la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD).

Las salvaguardas aplicables dependen de los países involucrados, de los proveedores utilizados y de la naturaleza de los datos. Antes de publicar esta Política, KodaPlace debe mantener un inventario actualizado de los países de tratamiento y verificar los mecanismos contractuales efectivamente adoptados con cada proveedor.

8. Durante cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir las finalidades descritas en esta Política, atender obligaciones legales, resolver disputas y proteger la plataforma. El plazo depende del tipo de dato y del contexto:

• Cuenta personal: mientras la cuenta esté activa o hasta que se solicite su eliminación, salvo los datos que deban conservarse por obligación legal u otra base válida.
• Datos y contenido del espacio de la empresa: según el período de uso y las reglas de conservación del espacio. Según la regla operativa publicada actualmente, al terminar el acceso pago el espacio se bloquea y, 7 días después del fin del acceso, el contenido de la empresa — incluidos mundos, mapas, chat, grabaciones y adjuntos — se elimina y no puede recuperarse. La empresa puede necesitar exportar o guardar el contenido antes de ese plazo. Una nueva suscripción antes de la eliminación puede cancelar este proceso, según los Términos de Servicio.
• Cuenta personal de un integrante: la eliminación del espacio de una empresa no implica necesariamente la eliminación de la cuenta personal del integrante, que podrá seguir usándola en otras empresas, según los Términos de Servicio.
• Datos de facturación y fiscales: durante el plazo exigido por la legislación aplicable y el necesario para acreditar transacciones y atender auditorías o disputas.
• Registros, registros de seguridad y diagnóstico: durante el período necesario para investigar fallos, proteger el servicio, prevenir fraudes y atender obligaciones legales. KodaPlace debe definir y documentar plazos internos específicos para estas categorías.
• Solicitudes de soporte y privacidad: durante el período necesario para responder, documentar la solicitud, cumplir obligaciones y defender derechos.
• Copias de seguridad: cuando existan, se eliminarán o sobrescribirán según el ciclo técnico de conservación documentado y no se usarán para finalidades incompatibles con esta Política.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, los eliminaremos, anonimizaremos o los conservaremos solo cuando exista una base legal para ello. La regla de eliminación del contenido corporativo debe aplicarse de forma coherente en los sistemas activos, en el almacenamiento de archivos y en las copias de seguridad, respetando los plazos técnicos y legales claramente informados.

9. Cookies, almacenamiento local y tecnologías similares

El sitio web y la aplicación pueden utilizar cookies, almacenamiento local del navegador y tecnologías similares para mantener sesiones autenticadas, proteger la cuenta, guardar preferencias — como idioma y tema — y hacer posibles funciones esenciales.

La configuración publicada actualmente indica que el sitio web no usa cookies publicitarias ni de seguimiento. La carga de fuentes desde un servicio externo puede transmitir al proveedor información técnica como la dirección IP. Si empezamos a usar cookies o herramientas de análisis no esenciales, solicitaremos consentimiento cuando sea necesario y ofreceremos una forma adecuada de gestionar las preferencias.

Puedes gestionar las cookies y el almacenamiento local desde la configuración del navegador o del dispositivo, pero desactivar tecnologías esenciales puede impedir que algunas funciones operen correctamente.

10. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas y organizativas proporcionales a los riesgos y a la naturaleza de los datos. Las medidas descritas actualmente por KodaPlace incluyen conexión HTTPS, controles de acceso basados en roles, gestión de secretos en el servidor y acceso restringido a los datos de producción. También trabajamos para prevenir accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones indebidas y divulgaciones no autorizadas.

Ningún sistema está completamente libre de riesgos. Si ocurre un incidente que involucre datos personales, evaluaremos su impacto y adoptaremos medidas de contención, investigación y corrección, así como las notificaciones a los titulares y a las autoridades cuando lo exija la legislación aplicable.

También debes proteger tus credenciales, mantener tus dispositivos actualizados, revisar los permisos de las aplicaciones e informar a KodaPlace si sospechas de un acceso no autorizado a tu cuenta.

11. Tus derechos y cómo ejercerlos

Según la legislación aplicable a tu situación, podrás tener derecho a:

• confirmar si tratamos tus datos y obtener acceso a ellos;
• corregir datos incompletos, inexactos o desactualizados;
• solicitar la anonimización, el bloqueo, la limitación o la eliminación de datos, cuando corresponda;
• solicitar la portabilidad de los datos, dentro de los límites legales;
• conocer las categorías de datos, las finalidades y los destinatarios del tratamiento;
• retirar el consentimiento, cuando el tratamiento se base en él, sin afectar la licitud del tratamiento anterior;
• oponerte a determinados tratamientos o solicitar su limitación;
• solicitar la revisión de decisiones tomadas exclusivamente por medios automatizados, cuando este derecho se aplique;
• no sufrir discriminación por ejercer derechos de privacidad;
• presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente.

Envía tu solicitud a support@kodaplace.com, con el asunto “Privacidad” y describiendo el derecho que deseas ejercer. Podemos solicitar información razonable para confirmar tu identidad y proteger los datos frente a la divulgación a personas no autorizadas. No solicitaremos datos excesivos para esta finalidad.

Responderemos dentro de los plazos previstos en la ley aplicable. Algunas solicitudes pueden verse limitadas cuando necesitemos conservar determinados datos para cumplir la ley, prevenir fraudes, proteger la seguridad o ejercer o defender derechos. Cuando los datos estén bajo el control de una empresa cliente, podremos reenviar la solicitud a esa empresa o pedirle que la procese.

12. Información adicional para determinadas regiones

12.1. Brasil — LGPD

Para las personas sujetas a la LGPD, se respetarán los derechos y garantías previstos en la ley, incluidos la confirmación del tratamiento, el acceso, la corrección, la anonimización, el bloqueo, la eliminación en los casos previstos, la portabilidad según la regulación aplicable, la información sobre los datos compartidos y la revocación del consentimiento cuando esa sea la base legal.

También puedes presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD). Cuando KodaPlace actúe como encargado de una empresa cliente, las solicitudes relativas al contenido controlado por la empresa también podrían tener que dirigirse a ella.

12.2. Espacio Económico Europeo, Reino Unido y Suiza

Cuando se aplique el RGPD, el UK GDPR o la legislación suiza de protección de datos, podrás tener derechos adicionales o específicos, incluidos el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación, la portabilidad, la oposición y la retirada del consentimiento, según las condiciones de la ley. También podrás presentar una reclamación ante la autoridad de control competente del lugar en el que resides, trabajas o donde se produjo la presunta infracción.

La base legal aplicable a cada tratamiento se describe en la Sección 5. Cuando lo exija la ley, KodaPlace pondrá a disposición información sobre su representante local y/o delegado de protección de datos. La necesidad de designar un representante en la Unión Europea o en el Reino Unido debe evaluarse en función de las actividades reales y de los criterios legales aplicables.

12.3. Estados Unidos — California y otras leyes estatales

Cuando se aplique una ley de privacidad de los Estados Unidos, podrás tener derecho a conocer, acceder, corregir o eliminar determinada información personal, obtener una copia portable, excluirte de la venta o del intercambio de información para publicidad comportamental entre contextos, limitar ciertos usos de información sensible y no sufrir discriminación por ejercer tus derechos, según la ley aplicable.

KodaPlace no vende datos personales ni los comparte para publicidad comportamental entre contextos, según como la legislación aplicable define estos conceptos. Para ejercer tus derechos, envía una solicitud a support@kodaplace.com. Podremos verificar tu identidad y, cuando esté permitido, aceptar solicitudes a través de un representante autorizado. Los derechos específicos dependen de la ley aplicable y de su alcance.

12.4. Otras regiones

Si resides en otro país o región, podrás tener derechos adicionales según las leyes locales. Esta Política no pretende limitar derechos que no puedan excluirse mediante contrato o aviso de privacidad.

13. Niños y adolescentes

KodaPlace es una herramienta de trabajo destinada a personas de 18 años o más. No permitimos que menores de 18 años creen o usen cuentas. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores; si sabemos que una cuenta pertenece a alguien menor de 18 años, tomaremos medidas para restringir el acceso y eliminar los datos personales, salvo cuando la conservación sea legalmente necesaria. Los padres o tutores pueden contactarnos en la dirección indicada en la Sección 1.

14. Enlaces y servicios de terceros

KodaPlace puede mostrar enlaces, archivos incrustados o integraciones de servicios externos. Cuando accedes a esos servicios o los activas, el tratamiento de datos por parte del tercero se rige por sus propios términos y políticas, además de los permisos que hayas concedido. KodaPlace no controla las políticas de privacidad de los servicios independientes.

15. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en el producto, en los proveedores, en las prácticas de tratamiento o en la legislación. La fecha de la última actualización se indicará al inicio del documento. Si un cambio es relevante, procuraremos avisarte por correo electrónico, dentro de la aplicación o por otro medio adecuado. Cuando la ley exija consentimiento o un aviso previo específico, seguiremos el procedimiento aplicable.

16. Contacto

Para dudas o solicitudes sobre esta Política y el tratamiento de datos personales, ponte en contacto con nosotros:

KodaPlace — Privacidad · Correo electrónico: support@kodaplace.com · Dirección de la persona jurídica responsable: [COMPLETAR ANTES DE LA PUBLICACIÓN]