Política de Privacidade

1. Quem somos e como falar conosco

O KodaPlace é operado por [RAZÃO SOCIAL COMPLETA DA PESSOA JURÍDICA], inscrita no [CNPJ/REGISTRO EMPRESARIAL], com endereço em [ENDEREÇO COMERCIAL COMPLETO, PAÍS] (nesta Política, “KodaPlace”, “nós” ou “nosso”).

Para dúvidas, solicitações ou reclamações sobre privacidade e dados pessoais, escreva para support@kodaplace.com, de preferência com o assunto “Privacidade”.

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (Brasil): [INFORMAR NOME E CONTATO DO ENCARREGADO, SE APLICÁVEL, OU O CANAL DE CONTATO DESIGNADO].

Representante na União Europeia ou no Reino Unido: [INFORMAR OS DADOS DO REPRESENTANTE, CASO A ANÁLISE JURÍDICA CONCLUA QUE A DESIGNAÇÃO É OBRIGATÓRIA].

Os campos entre colchetes precisam ser preenchidos ou avaliados antes que esta Política seja publicada como versão definitiva.

2. Quando esta Política se aplica

Esta Política se aplica ao site do KodaPlace, ao escritório virtual acessado pelo navegador, aos aplicativos de desktop e a outros aplicativos oficiais, bem como aos recursos e integrações do KodaPlace que façam referência a ela.

Ela não substitui os avisos de privacidade de serviços de terceiros que você acessar por links, conectar ao KodaPlace ou usar de forma independente. Esses serviços têm suas próprias práticas e políticas de privacidade.

3. O papel do KodaPlace e o papel da sua empresa

Quando uma empresa contrata o KodaPlace para sua equipe, ela pode convidar usuários, definir permissões e administrar seus espaços. Nessa situação, a empresa normalmente decide por que e como os dados de seus membros são usados dentro do ambiente corporativo — por exemplo, mensagens, arquivos e gravações que sua equipe decide criar. Para esse conteúdo, a empresa pode atuar como controladora e o KodaPlace como operador, tratando os dados para prestar o serviço e de acordo com as configurações e instruções aplicáveis.

O KodaPlace também trata determinados dados para finalidades próprias, como administrar contas, gerenciar assinaturas e pagamentos, proteger a plataforma, prevenir fraudes, prestar suporte e cumprir obrigações legais. Para essas atividades, podemos atuar como controlador independente.

Se você usa o KodaPlace por convite de uma empresa, essa empresa também pode ser o contato adequado para pedidos sobre conteúdo ou informações que ela controla. Quando necessário, encaminharemos sua solicitação ou ajudaremos a empresa a respondê-la. A empresa continua responsável por ter fundamento legal para convidar seus integrantes e por fornecer a eles as informações e orientações exigidas pela legislação aplicável.

4. Quais dados pessoais podemos tratar

Os dados tratados dependem de como você usa o KodaPlace, das funcionalidades habilitadas e das configurações da empresa.

4.1. Conta, perfil e autenticação

Podemos tratar nome, endereço de e-mail, nome de exibição, avatar e sua aparência, foto de perfil quando enviada, credenciais e informações técnicas de autenticação. Podemos tratar data de nascimento quando ela for solicitada para verificar os requisitos de idade. O provedor de autenticação pode armazenar senhas em formato protegido, como hash; o KodaPlace não precisa conhecer sua senha em texto simples para autenticar você.

4.2. Empresa, espaços, convites e administração

Podemos tratar nome da empresa e dos espaços virtuais, identificadores de usuários, membros, papéis e permissões, convites enviados e aceitos, registros de alterações administrativas, dados de assinatura, quantidade de usuários cobrados e eventos relacionados à administração do espaço. Convites podem incluir o endereço de e-mail do destinatário, o espaço para o qual ele foi convidado, um identificador ou token de acesso e o status ou validade do convite.

4.3. Presença e interação no escritório virtual

Para permitir a experiência de escritório virtual, podemos tratar a posição do seu avatar no mapa, estado de presença (por exemplo, online ou ausente), salas ou ambientes acessados, horários e duração das sessões e interações necessárias para conectar usuários próximos. Esses dados ajudam a apresentar a presença dos colegas e a fazer funcionar recursos de comunicação por proximidade.

4.4. Conteúdo criado ou compartilhado por você

Podemos armazenar e processar mensagens de chat, mensagens diretas ou de canais conforme a funcionalidade usada, reações, notas, anexos, imagens, arquivos, links, mapas publicados, configurações dos espaços, links de música e outros conteúdos que você ou sua empresa decidir inserir no serviço. Esse conteúdo pode incluir dados pessoais de outras pessoas. Você e sua empresa devem ter autorização e fundamento legal para compartilhá-lo.

A visibilidade do conteúdo depende do tipo de sala, canal, ferramenta e permissões configuradas no produto. Membros e administradores podem acessar conteúdos e informações administrativas conforme as funcionalidades e os privilégios disponibilizados para seus papéis.

4.5. Áudio, vídeo e compartilhamento de tela

Quando você habilita o microfone, a câmera ou o compartilhamento de tela, o KodaPlace e os fornecedores de infraestrutura em tempo real processam os dados necessários para transmitir áudio, vídeo e conteúdo aos participantes selecionados. A permissão do navegador ou sistema operacional controla o acesso ao microfone, câmera e tela.

Esses fluxos são transmitidos em tempo real e, em regra, não são armazenados pelo KodaPlace como gravações, salvo quando uma pessoa inicia a funcionalidade de gravação ou quando outra funcionalidade é expressamente descrita como capaz de armazenar o conteúdo. Dados técnicos necessários para estabelecer, manter e proteger a comunicação podem ser tratados pelos fornecedores.

4.6. Gravações de reuniões

Quando uma gravação é iniciada, o arquivo resultante pode conter áudio, vídeo, compartilhamento de tela e outros elementos incluídos pela funcionalidade de gravação. As gravações são armazenadas para que os usuários autorizados do espaço possam acessá-las conforme as permissões do produto e as configurações da empresa.

A pessoa que inicia ou organiza a gravação e a empresa responsável pelo espaço devem informar os participantes antes de gravá-los e cumprir as leis aplicáveis, inclusive as regras locais sobre aviso, consentimento e uso posterior da gravação. Não grave reuniões sem informar os participantes ou em desacordo com a lei. Antes de publicar esta Política, o KodaPlace deve confirmar que a interface indica claramente quando a gravação está ativa e como os participantes podem perceber isso.

4.7. Dados técnicos, segurança e desempenho

Podemos tratar endereço IP, tipo e versão do navegador, sistema operacional, identificadores de sessão, idioma, registros de erros, métricas de desempenho, horários de acesso e eventos técnicos necessários para solucionar problemas, manter a disponibilidade, prevenir abuso e proteger contas e infraestrutura.

4.8. Cobrança e transações

Podemos tratar dados da empresa contratante, plano, quantidade de usuários cobrados, status da assinatura, histórico de cobranças, recibos e informações fiscais necessárias. Os dados completos do cartão são enviados diretamente ao Stripe para processamento; de acordo com a configuração atual do serviço, o KodaPlace não recebe nem armazena o número completo do cartão. O Stripe trata os dados conforme seus próprios termos e avisos de privacidade.

4.9. Suporte e comunicações

Podemos tratar o conteúdo das mensagens enviadas ao suporte, e-mails, relatos de bugs, solicitações de privacidade e informações necessárias para responder a você. Também enviamos mensagens operacionais, como convites, verificação de conta, recuperação de acesso, cobrança, alterações importantes de serviço e avisos de segurança.

4.10. Convidados e sessões temporárias

Se uma empresa permitir acesso de convidado, poderemos tratar o nome de exibição, avatar, dados técnicos da sessão e informações mínimas necessárias para permitir a entrada no espaço. Links de convidado podem ter prazo de validade limitado, conforme a configuração apresentada por quem os criou. Uma sessão sem conta registrada não significa que nenhum dado pessoal será tratado: a conexão e o uso da plataforma ainda podem gerar dados técnicos e de presença.

5. Para que usamos os dados e qual é a base legal

Usamos dados pessoais para as finalidades abaixo, limitando o tratamento ao que for necessário para cada finalidade:

Quando a legislação exigir consentimento, solicitaremos esse consentimento antes do tratamento correspondente. Quando utilizarmos legítimo interesse, consideraremos os direitos e expectativas dos titulares e os riscos envolvidos. Você poderá se opor ao tratamento quando a lei lhe conceder esse direito.

Não vendemos dados pessoais e não usamos o conteúdo de chats, arquivos, áudio, vídeo ou gravações para publicidade comportamental. Se disponibilizarmos funcionalidades de tradução ou inteligência artificial que enviem conteúdo a um fornecedor externo, informaremos a funcionalidade, a finalidade e os dados envolvidos antes de sua ativação ou utilização. Não autorizaremos o uso do conteúdo do espaço para treinar modelos de IA de uso geral sem informação prévia clara e uma base legal adequada.

6. Com quem compartilhamos os dados

Compartilhamos dados pessoais somente quando necessário para as finalidades descritas nesta Política, de acordo com permissões, instruções e leis aplicáveis. As categorias de destinatários incluem:

• Provedores de infraestrutura, banco de dados e autenticação: atualmente Supabase, Railway e Vercel, conforme a função de cada serviço.
• Comunicação em tempo real: LiveKit, para permitir áudio, vídeo e compartilhamento de tela.
• Armazenamento de gravações e arquivos: Amazon Web Services (AWS), incluindo S3 para gravações conforme a configuração atual.
• Pagamentos: Stripe, para processar assinaturas e pagamentos.
• E-mails operacionais: Resend, para enviar convites, avisos e mensagens transacionais.
• Integrações ativadas: serviços de terceiros conectados por você ou pela empresa, como Jira, pesquisa ou reprodução de música e ferramentas de tradução, quando disponíveis. Cada integração recebe os dados necessários para executar a ação solicitada.
• Empresa e participantes do espaço: colegas, convidados e administradores podem ver as informações e os conteúdos disponibilizados a eles pelas funções e permissões do produto.
• Autoridades e terceiros legalmente autorizados: quando exigido por lei, decisão válida, processo judicial ou para proteger direitos, segurança e integridade de usuários e do serviço.
• Operações societárias: em caso de reorganização, fusão, aquisição ou transferência do serviço, os dados poderão ser compartilhados na medida necessária à operação, sujeitos às salvaguardas aplicáveis.

Os fornecedores que tratam dados em nosso nome devem fazê-lo para finalidades autorizadas e com medidas de proteção apropriadas. A lista de fornecedores pode mudar à medida que o serviço evolui; mudanças materiais nas práticas de tratamento serão refletidas nesta Política.

Ao conectar um serviço de terceiros, você também poderá ficar sujeito à política e aos termos desse fornecedor. Recomendamos que os leia antes de ativar a integração.

7. Transferências internacionais

O KodaPlace é operado a partir do Brasil e pode utilizar fornecedores cuja infraestrutura ou equipe esteja localizada em outros países, inclusive nos Estados Unidos. Por isso, os dados pessoais podem ser tratados ou armazenados em jurisdições diferentes daquela em que você reside, sujeitas a leis e autoridades distintas.

Quando uma transferência internacional estiver sujeita à LGPD, ao GDPR/UK GDPR ou a outra lei de proteção de dados, adotaremos um mecanismo válido para a transferência em questão e as salvaguardas exigidas pela legislação aplicável. Dependendo do caso, isso pode envolver decisão de adequação, cláusulas contratuais padrão aplicáveis, contratos de tratamento de dados ou outro mecanismo legalmente reconhecido. As transferências sujeitas às regras brasileiras observarão também a regulamentação aplicável da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

As salvaguardas aplicáveis dependem dos países envolvidos, dos fornecedores utilizados e da natureza dos dados. Antes da publicação desta Política, o KodaPlace deve manter um inventário atualizado dos países de tratamento e verificar os mecanismos contratuais realmente adotados com cada fornecedor.

8. Por quanto tempo guardamos os dados

Guardamos dados pessoais pelo tempo necessário para prestar o serviço, cumprir as finalidades descritas nesta Política, atender obrigações legais, resolver disputas e proteger a plataforma. O período depende do tipo de dado e do contexto:

• Conta pessoal: enquanto a conta estiver ativa ou até que seja solicitada sua exclusão, ressalvados dados que precisem ser mantidos por obrigação legal ou outra base válida.
• Dados e conteúdo do espaço da empresa: conforme o período de uso e as regras de retenção do espaço. Pela regra operacional atualmente publicada, após o fim do acesso pago o espaço é bloqueado e, 7 dias depois do fim do acesso, o conteúdo da empresa — incluindo mundos, mapas, chat, gravações e anexos — é excluído e não pode ser recuperado. A empresa pode precisar exportar ou salvar o conteúdo antes desse prazo. Uma nova assinatura antes da exclusão pode cancelar esse processo, conforme os Termos de Serviço.
• Conta pessoal de um integrante: a exclusão do espaço de uma empresa não necessariamente exclui a conta pessoal do integrante, que poderá continuar usando-a em outras empresas, conforme os Termos de Serviço.
• Dados de cobrança e fiscais: pelo prazo exigido pela legislação aplicável e necessário para comprovar transações e atender auditorias ou disputas.
• Logs, registros de segurança e diagnóstico: pelo período necessário para investigar falhas, proteger o serviço, prevenir fraudes e atender obrigações legais. O KodaPlace deve definir e documentar prazos internos específicos para essas categorias.
• Solicitações de suporte e privacidade: pelo período necessário para responder, documentar a solicitação, cumprir obrigações e defender direitos.
• Cópias de segurança: quando existirem, serão eliminadas ou sobrescritas conforme o ciclo de retenção técnico documentado e não serão usadas para finalidades incompatíveis com esta Política.

Quando os dados deixarem de ser necessários, nós os excluiremos, anonimizaremos ou os manteremos somente quando houver uma base legal para a retenção. A regra de exclusão do conteúdo corporativo deve ser implementada de forma consistente nos sistemas ativos, nos armazenamentos de arquivos e nas cópias de segurança, respeitados os prazos técnicos e legais claramente informados.

9. Cookies, armazenamento local e tecnologias semelhantes

O site e o aplicativo podem utilizar cookies, armazenamento local do navegador e tecnologias semelhantes para manter sessões autenticadas, proteger a conta, salvar preferências — como idioma e tema — e viabilizar funções essenciais.

A configuração atualmente publicada informa que o site não usa cookies de publicidade ou rastreamento. O carregamento de fontes por um serviço externo pode transmitir ao provedor informações técnicas como o endereço IP. Se passarmos a usar cookies ou ferramentas de análise não essenciais, solicitaremos consentimento quando exigido e disponibilizaremos uma forma adequada de gerenciar as preferências.

Você pode administrar cookies e armazenamento local pelas configurações do navegador ou dispositivo, mas desativar tecnologias essenciais pode impedir que algumas funções funcionem corretamente.

10. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais proporcionais aos riscos e à natureza dos dados. As medidas atualmente descritas pelo KodaPlace incluem conexão HTTPS, controles de acesso baseados em papéis, gestão de segredos no servidor e acesso restrito aos dados de produção. Também trabalhamos para prevenir acessos não autorizados, perdas, alterações indevidas e divulgação não autorizada.

Nenhum sistema é completamente livre de riscos. Se ocorrer um incidente envolvendo dados pessoais, avaliaremos o impacto e adotaremos medidas de contenção, investigação e correção, bem como as notificações aos titulares e às autoridades quando exigidas pela legislação aplicável.

Você também deve proteger suas credenciais, manter seus dispositivos atualizados, verificar as permissões dos aplicativos e informar o KodaPlace se suspeitar de acesso não autorizado à sua conta.

11. Seus direitos e como exercê-los

Dependendo da legislação aplicável à sua situação, você poderá ter direito a:

• confirmar se tratamos seus dados e obter acesso a eles;
• corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• solicitar anonimização, bloqueio, restrição ou exclusão de dados, quando cabível;
• solicitar portabilidade dos dados, nos limites legais;
• conhecer as categorias de dados, finalidades e destinatários do tratamento;
• retirar consentimento, quando o tratamento se basear nele, sem afetar a legalidade do tratamento anterior;
• opor-se a determinados tratamentos ou solicitar sua limitação;
• solicitar revisão de decisões tomadas exclusivamente por meios automatizados, quando esse direito se aplicar;
• não sofrer discriminação por exercer direitos de privacidade;
• apresentar uma reclamação à autoridade de proteção de dados competente.

Envie sua solicitação para support@kodaplace.com, usando o assunto “Privacidade” e descrevendo o direito que deseja exercer. Podemos solicitar informações razoáveis para confirmar sua identidade e proteger os dados contra divulgação a pessoas não autorizadas. Não solicitaremos dados excessivos para essa finalidade.

Responderemos dentro dos prazos previstos na lei aplicável. Alguns pedidos podem ser limitados quando precisarmos manter determinados dados para cumprir a lei, prevenir fraude, proteger a segurança ou exercer ou defender direitos. Quando os dados estiverem sob controle de uma empresa cliente, poderemos encaminhar o pedido a essa empresa ou solicitar que ela o processe.

12. Informações adicionais para determinadas regiões

12.1. Brasil — LGPD

Para pessoas sujeitas à LGPD, os direitos e garantias previstos na lei serão respeitados, incluindo confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação nos casos previstos, portabilidade conforme regulamentação aplicável, informação sobre compartilhamentos e revogação do consentimento quando essa for a base legal.

Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Quando o KodaPlace atuar como operador de uma empresa cliente, pedidos relativos ao conteúdo controlado pela empresa poderão precisar ser dirigidos também a ela.

12.2. Espaço Econômico Europeu, Reino Unido e Suíça

Quando o GDPR, o UK GDPR ou a legislação suíça de proteção de dados se aplicar, você poderá ter direitos adicionais ou específicos, incluindo acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade, oposição e retirada do consentimento, conforme as condições da lei. Você também poderá apresentar reclamação à autoridade supervisora competente do local em que reside, trabalha ou em que ocorreu a alegada violação.

A base legal aplicável a cada tratamento está descrita na Seção 5. Quando for exigido por lei, o KodaPlace disponibilizará informações sobre seu representante local e/ou encarregado de proteção de dados. A necessidade de designar representante na União Europeia ou no Reino Unido deve ser avaliada em função das atividades reais e dos critérios legais aplicáveis.

12.3. Estados Unidos — Califórnia e outras leis estaduais

Quando uma lei de privacidade dos Estados Unidos se aplicar, você poderá ter direitos de saber, acessar, corrigir ou excluir determinadas informações pessoais, obter uma cópia portável, optar por não participar de venda ou compartilhamento para publicidade comportamental entre contextos, limitar certos usos de informações sensíveis e não sofrer discriminação por exercer direitos, conforme a lei aplicável.

O KodaPlace não vende dados pessoais e não os compartilha para publicidade comportamental entre contextos, conforme esses conceitos são definidos pela legislação aplicável. Para exercer direitos, envie uma solicitação para support@kodaplace.com. Poderemos verificar sua identidade e, quando permitido, aceitar solicitações por meio de representante autorizado. Os direitos específicos dependem da lei aplicável e de sua cobertura legal.

12.4. Outras regiões

Se você reside em outro país ou região, poderá ter direitos adicionais de acordo com as leis locais. Esta Política não pretende limitar direitos que não possam ser afastados por contrato ou aviso de privacidade.

13. Crianças e adolescentes

O KodaPlace é uma ferramenta de trabalho destinada a pessoas com 18 anos ou mais. Não permitimos que menores de 18 anos criem ou usem contas. Não coletamos intencionalmente dados pessoais de menores; se soubermos que uma conta pertence a alguém com menos de 18 anos, tomaremos medidas para restringir o acesso e excluir os dados pessoais, salvo quando a retenção for legalmente necessária. Pais ou responsáveis podem entrar em contato pelo endereço indicado na Seção 1.

14. Links e serviços de terceiros

O KodaPlace pode exibir links, arquivos incorporados ou integrações de serviços externos. Quando você acessa ou ativa esses serviços, o tratamento de dados pelo terceiro é regido por seus próprios termos e políticas, além das permissões que você concedeu. O KodaPlace não controla as políticas de privacidade de serviços independentes.

15. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política para refletir alterações no produto, nos fornecedores, nas práticas de tratamento ou na legislação. A data da última atualização estará indicada no início do documento. Se uma alteração for relevante, procuraremos avisar por e-mail, dentro do aplicativo ou por outro meio apropriado. Quando a lei exigir consentimento ou aviso prévio específico, seguiremos o procedimento aplicável.

16. Contato

Para dúvidas ou solicitações sobre esta Política e o tratamento de dados pessoais, entre em contato:

KodaPlace — Privacidade · E-mail: support@kodaplace.com · Endereço da pessoa jurídica responsável: [PREENCHER ANTES DA PUBLICAÇÃO]